.

Seputar Pengertian Sistem Perkantoran

Seputar Pengertian Sistem Perkantoran J.C Denyer mendefinisikan sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan/organisasi dan berkenaan dengan operasi operasi itu dilaksanakan (metode) maupun bilamana dan dimana dilaksanakannya.

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan (baku), tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan atau fungsi pokok dalam suatu organisasi/perusahaan.

Setiap sistem perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran (office procedures) dan sesuatu prosedur biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran (office methods). G.Terry mendefiniskan prosedur perkantoran sebagai rangkaian langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilakksanakan oleh lebih dari satu orang yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur diperoleh dengan pra perencanaan berbagai langkah yang dianggap perlu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Menurut J.C Denyer ada sebelas prinsip umum sistem perkantoran berikut ini :
  1. Sistem perkantoran harus mempunyai suatu arus kerja yang lancer tanpa terjadi hambatan
  2. Sistem perkantoran tidak boleh terjadi adanya kekembaran kerja dan warkat
  3. Sistem perkantoran harus apat menjaga agar menjadi minimum arus perjalanan yang mondar-mandir
  4. Sistem perkantoran harus dapat menghindari tulis menulis yang tidak perlu
  5. Sistem perkantoran harus apat memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan pekerjaan
  6. Sistem perkantoran haraus dapat menjaga sehingga jumlah pekerjaan engan perbekalan kertas adalah minimum.
  7. Sistem perkantoran harus menerapkan pinsip manajemen berdasarkan pengecualian (principle management by exception)
  8. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin
  9. Sistem perkantoran harus dapat menghindari pengecekan yang tidak perlu
  10. Sistem perkantoran harus dapat memanfaatkan sebaik-baiknya sarana (mesin dll) secara optimal tidak berlebihan.
  11. Sistem perkantoran harus ber-asaskan kesederhanaan, jangan rumit, sederhana dalam arti kata mudah dimengerti dan dijalankan.


Kemudahan Yang Didapat Dalam Sistem perkantoran
  1. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya
  2. Pencegahan penulisan, gerakan atau kegiatan tidak perlu.
  3. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
  4. Mencegah duplikasi pekerjaan, terutama formulir-formulir.
  5. Hendaknya tidak ada pengecualian yang sekecil-kecilnya terhadap peraturan
  6. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu
  7. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
  8. Pembagian tugas yang tepat
  9. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
  10. Pengunaan mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya.
  11. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya
  12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
  13. Pekerjaan tata usaha harus diselengarakan sampai yang sekecil-kecilnya.
  14. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.

Pentingnya Sistem Perkantoran
  1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancer.
  2. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
  3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
  4. Menimbulkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.
  5. Membantu dalam latihan pegawai baru.
  6. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.

Sumber Referensi
Gering Supriyadi, Drs, M.M dan Triguno, Drs, Budaya Kerja Organanisasi Pemerintah, Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia, 2001
.
Artikel Pada Blog ini kami kutip dari berbagai sumber. Semoga Artikel Tentang Seputar Pengertian Sistem Perkantoran Dapat Bermanfaat Dan Apabila artikel ini berguna untuk anda silahkan copy paste dengan menyertakan Sumbernya. Kami Mohon maaf yang sebesar-besarnya jika ada Kesalahan Dan Kekurangan Pada penulisan Artikel ini. Terima kasih atas perhatiannya.
....

0 Response to "Seputar Pengertian Sistem Perkantoran"